Collecte des adresses e-mail par le Conseil Syndical

En votre qualité de membre du conseil syndical de votre copropriété, vous êtes plusieurs à avoir été confrontés au refus de la communication des adresses e-mail des copropriétaires sous le motif que le détenteur de ces données doit se conformer aux exigences de la CNIL.

C'est pourquoi nous avons directement interrogé la CNIL afin d'avoir un éclaircissement sur le sujet.

Lorsque le syndic détient les coordonnées des copropriétaires, notamment via la liste qu'il est tenu d'établir, il doit les transmettre au conseil syndical si celui-ci en fait la demande, conformément à l'article 21 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965.

En effet, la transmission des données par le syndic répond à une obligation légale, dès lors qu'elle s'inscrit dans le cadre de la gestion de la copropriété et à la demande du conseil syndical, conformément à l’article 21 de la loi de 1965.

S'agissant de la transmission des courriels des copropriétaires, cette problématique a fait l'objet d'une question écrite auprès au ministère de la Justice qui a clairement répondu que "Cette communication n'est pas, en elle-même, contraire au règlement général sur la protection des données (RGPD)".

Cette transmission doit cependant répondre aux missions du conseil syndical, rester proportionnée et être réalisée dans des conditions garantissant la sécurité des données.

De plus, il appartient au syndic d'en informer les copropriétaires.

Les copropriétaires doivent en effet être informés de la collecte et du traitement de leurs données personnelles. Cette information doit intervenir à plusieurs niveaux :

• Au moment de la collecte, le syndic doit informer les copropriétaires, en application des articles 12 et 13 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), que leurs données peuvent être transmises au conseil syndical sur demande, conformément à l'article 21 de la loi de 1965 et à l’article 6.1 c) du RGPD.
• Lors du premier contact, le conseil syndical doit à son tour informer les copropriétaires du traitement de leurs données, comme le prévoit l’article 14 du RGPD.

Le syndic pourrait anticiper cette obligation en intégrant cette information dans les convocations aux assemblées générales ou tout autre document adressé aux copropriétaires. Cela permettrait de garantir, dans tous les cas, une information claire et préalable sur la possibilité de transmission des données au conseil syndical.

Pour d'information sur la gestion des données personnelles au sein d'une copropriété, il est possible de consulter l'article suivant : La gestion des données personnelles au sein d'une copropriété | CNIL.